Politique de confidentialité et de protection des données personnelles
Information relative à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la protection de vos données personnelles.
1. Cadre juridique
ARTELEC EURL accorde une attention particulière à la protection des données personnelles qui lui sont confiées dans le cadre de son activité, de ses relations commerciales et de ses services numériques.
Les traitements de données personnelles réalisés par ARTELEC sont effectués conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données, et notamment :
- Au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD ».
- À la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.
- Aux dispositions applicables du Code de commerce, du Code civil, du Code de la consommation et du Code des postes et des communications électroniques lorsque celles-ci concernent les traitements réalisés.
La présente politique a notamment pour objet de satisfaire aux obligations d’information prévues aux articles 12, 13 et, lorsqu’il est applicable, 14 du RGPD.
2. Responsable du traitement
Le responsable des traitements de données personnelles décrits dans la présente politique est :
ARTELEC EURL
ARTELEC détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés dans le cadre de ses activités, au sens de l’article 4, paragraphe 7, du RGPD.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter ARTELEC à l’adresse :
3. Personnes concernées
Selon les services utilisés et la nature de la relation entretenue avec ARTELEC, les traitements peuvent notamment concerner :
- Les clients particuliers ou professionnels.
- Les prospects ayant sollicité ARTELEC.
- Les représentants, salariés ou contacts des clients professionnels.
- Les fournisseurs et leurs représentants.
- Les sous-traitants et prestataires professionnels.
- Les partenaires professionnels et autres tiers intervenant dans une opération liée à l’activité d’ARTELEC.
- Les utilisateurs des sites internet, applications et espaces sécurisés proposés par ARTELEC.
4. Catégories de données susceptibles d’être traitées
Conformément au principe de minimisation prévu à l’article 5, paragraphe 1, point c), du RGPD, ARTELEC s’efforce de ne collecter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires aux finalités poursuivies.
Selon la nature de la relation ou du service utilisé, les données traitées peuvent notamment comprendre :
- Les nom et prénom.
- La dénomination sociale et les informations professionnelles lorsqu’il s’agit d’une entreprise.
- Les adresses postales, d’intervention ou de facturation.
- Les numéros de téléphone et adresses électroniques.
- Les informations nécessaires à l’établissement d’un devis ou à l’organisation d’une intervention.
- Les informations relatives aux travaux, installations, équipements et prestations demandées ou réalisées.
- Les devis, factures, avoirs, commandes, attestations, garanties et autres documents contractuels ou administratifs.
- Les photographies, plans, documents techniques ou pièces transmis dans le cadre d’un chantier ou d’une intervention.
- Les informations nécessaires au suivi des paiements, telles que les montants, références et statuts de paiement.
- Les échanges intervenus avec ARTELEC par courrier électronique, téléphone ou tout autre moyen de communication.
- Les informations nécessaires à la création, à l’administration et à la sécurisation d’un espace client ou professionnel.
- Les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services numériques, telles que l’adresse IP, les dates et heures de connexion, les journaux techniques et les événements de sécurité.
ARTELEC n’a pas vocation à collecter des catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD, sauf lorsqu’une telle information est communiquée de manière incidente et qu’elle est strictement nécessaire au traitement d’une situation particulière.
5. Origine des données
Les données sont principalement collectées directement auprès de la personne concernée, notamment lors :
- D’une demande de devis ou de renseignement.
- D’une demande d’intervention.
- De la conclusion ou de l’exécution d’une prestation.
- De la création ou de l’utilisation d’un espace sécurisé.
- D’un échange avec ARTELEC.
- De la transmission volontaire d’un document ou d’une information.
Certaines données peuvent également être communiquées à ARTELEC par un client, un donneur d’ordre, un fournisseur, un partenaire, un sous-traitant ou un autre intervenant lorsqu’elles sont nécessaires à la préparation ou à l’exécution d’une prestation.
Lorsqu’une donnée n’est pas collectée directement auprès de la personne concernée et que l’article 14 du RGPD est applicable, ARTELEC fournit l’information requise dans les conditions prévues par cet article.
6. Finalités et bases juridiques des traitements
Conformément à l’article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base juridique déterminée en fonction de sa finalité.
| Finalité | Base juridique principale |
|---|---|
| Répondre à une demande de devis, d’intervention ou de renseignement. | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée – Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. |
| Établir un devis et préparer une prestation. | Mesures précontractuelles – Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. |
| Exécuter, organiser et suivre les travaux ou interventions. | Exécution d’un contrat – Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. |
| Assurer le suivi de la relation avec le client. | Exécution du contrat et, selon les circonstances, intérêt légitime d’ARTELEC à assurer le suivi de son activité – Article 6, paragraphe 1, points b) et f), du RGPD. |
| Établir et conserver les factures et documents comptables. | Respect des obligations légales, comptables et fiscales – Article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD. |
| Gérer les paiements, règlements, remboursements et rapprochements. | Exécution du contrat et respect des obligations comptables – Article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD. |
| Assurer le suivi des garanties, réclamations et interventions après travaux. | Exécution du contrat, respect des obligations légales et intérêt légitime d’ARTELEC à assurer le suivi de ses prestations – Article 6, paragraphe 1, points b), c) et f), du RGPD. |
| Permettre l’accès aux espaces clients et professionnels. | Exécution du service demandé – Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. |
| Assurer la sécurité des comptes, systèmes, données et infrastructures. | Intérêt légitime d’ARTELEC à protéger ses systèmes d’information, ses utilisateurs et ses données – Article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. |
| Prévenir les accès non autorisés, abus, erreurs ou tentatives de fraude. | Intérêt légitime – Article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. |
| Répondre aux obligations administratives, fiscales, sociales ou réglementaires. | Obligation légale – Article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD. |
| Établir, exercer ou défendre les droits d’ARTELEC en cas de différend ou de contentieux. | Intérêt légitime d’ARTELEC à assurer la défense de ses droits – Article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. |
7. Communications et prospection commerciale
Les communications nécessaires à la gestion d’une demande, d’un devis, d’une intervention, d’un contrat, d’une facture, d’un paiement ou d’un espace sécurisé ne constituent pas, par elles-mêmes, de la prospection commerciale.
Lorsqu’ARTELEC réalise une opération de prospection commerciale par voie électronique, celle-ci est effectuée dans le respect de l’article L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques ainsi que des dispositions applicables du RGPD.
Lorsque le consentement préalable est légalement requis, aucune prospection concernée n’est effectuée sans ce consentement.
Lorsque la réglementation permet une prospection sans consentement préalable, notamment dans certaines relations professionnelles ou pour certains services analogues proposés à des clients existants, la personne concernée dispose d’un moyen simple et gratuit de s’y opposer.
Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins de prospection commerciale.
8. Destinataires des données
Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ou organismes ayant besoin d’en connaître pour l’accomplissement de leurs missions ou obligations.
Selon la nature du traitement, les destinataires peuvent notamment être :
- ARTELEC et les personnes dûment habilitées à intervenir pour son compte.
- Les prestataires informatiques et d’hébergement nécessaires au fonctionnement et à la maintenance des services.
- Les prestataires de paiement et établissements financiers lorsque leur intervention est nécessaire au règlement d’une prestation.
- Les professionnels chargés des obligations comptables, fiscales, juridiques ou administratives d’ARTELEC.
- Les sous-traitants techniques ou professionnels intervenant dans la réalisation d’une prestation, dans la stricte limite des informations nécessaires à leur mission.
- Les assureurs, conseils ou experts lorsque leur intervention est nécessaire.
- Les administrations, juridictions, autorités ou organismes légalement habilités lorsque la communication est requise ou autorisée par la réglementation.
L’accès aux données est limité conformément au principe de nécessité et aux habilitations correspondant aux fonctions ou missions des personnes concernées.
9. Sous-traitants et prestataires
Lorsqu’ARTELEC confie certaines opérations impliquant des données personnelles à un prestataire agissant pour son compte, celui-ci est encadré conformément aux exigences de l’article 28 du RGPD lorsqu’il possède la qualité de sous-traitant.
ARTELEC veille, dans la mesure applicable, à recourir à des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de confidentialité, d’intégrité et de sécurité des données.
Les sous-traitants ne sont autorisés à traiter les données que dans le cadre des missions qui leur sont confiées et selon les instructions applicables d’ARTELEC, sous réserve de leurs propres obligations légales.
10. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Lorsque le recours à un prestataire ou à un service implique un transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, ARTELEC veille à ce que ce transfert soit effectué conformément aux articles 44 à 49 du RGPD.
Selon les situations, ces transferts peuvent notamment être encadrés par une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.
11. Durées de conservation
Conformément à l’article 5, paragraphe 1, point e), du RGPD, les données personnelles ne sont pas conservées sous une forme permettant l’identification des personnes pendant une durée excédant celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation dépendent de la nature des informations, de leur finalité et des obligations légales applicables.
| Catégorie | Durée ou critère de conservation |
|---|---|
| Demandes de renseignements sans suite. | Pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pour une durée limitée compatible avec la gestion de la relation. |
| Devis n’ayant pas donné lieu à une commande. | Conservation pendant une durée raisonnable nécessaire au suivi commercial et à la preuve de la proposition, sous réserve des obligations ou délais de prescription applicables. |
| Données relatives à une relation contractuelle. | Pendant la durée du contrat, puis en archivage pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits, notamment au regard des délais de prescription applicables. |
| Factures et pièces justificatives comptables. | Dix ans conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce. |
| Données nécessaires à la défense d’un droit ou à un contentieux. | Pendant la durée du litige et, lorsque cela est nécessaire, jusqu’à l’expiration des voies de recours et délais de prescription applicables. |
| Données liées aux comptes utilisateurs et espaces sécurisés. | Pendant la durée d’utilisation du compte puis pendant une durée proportionnée aux obligations de sécurité, de preuve ou de conservation applicables. |
| Journaux techniques et données de sécurité. | Pendant une durée limitée et proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic, de traçabilité et de prévention des incidents. |
À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit justifie leur conservation.
Le délai de prescription de droit commun applicable aux actions personnelles ou mobilières est notamment prévu par l’article 2224 du Code civil.
12. Sécurité et confidentialité
Conformément à l’article 32 du RGPD et à l’article 121 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, ARTELEC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques liés aux traitements réalisés.
Ces mesures ont notamment pour objectif de protéger les données contre :
- Les accès non autorisés.
- La divulgation illicite ou accidentelle.
- La modification non autorisée.
- La destruction ou la perte accidentelle.
- L’utilisation détournée des données.
- Les tentatives d’intrusion ou d’accès frauduleux aux espaces sécurisés.
Selon les traitements concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre des mécanismes d’authentification, de contrôle des habilitations, de sécurisation des communications, de journalisation, de sauvegarde, de protection des infrastructures et de limitation des accès.
Les espaces clients et professionnels sont protégés par des mécanismes d’authentification et les documents qui y sont associés sont accessibles uniquement aux utilisateurs et intervenants dûment autorisés.
Aucun dispositif informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, ARTELEC adapte ses mesures de protection en fonction de la nature des données, des risques identifiés, de l’état des connaissances techniques et de l’évolution de ses services.
13. Violations de données personnelles
Lorsqu’un incident de sécurité entraîne une violation de données personnelles, ARTELEC apprécie les conséquences de l’incident et met en œuvre les mesures nécessaires conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, la violation est notifiée à l’autorité de contrôle compétente et, lorsqu’elle est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci en sont informées dans les conditions prévues par la réglementation.
14. Cookies et autres traceurs
Les sites et espaces numériques d’ARTELEC peuvent utiliser des cookies ou dispositifs équivalents strictement nécessaires à leur fonctionnement, notamment pour assurer l’authentification, maintenir une session, mémoriser certains choix techniques ou garantir la sécurité du service.
Conformément à l’article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, les traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires à la fourniture du service sont soumis aux règles d’information et, lorsque cela est requis, au recueil préalable du consentement de l’utilisateur.
Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité d’un service demandé par l’utilisateur peuvent bénéficier de l’exemption de consentement prévue par la réglementation.
15. Droits des personnes concernées
Dans les conditions et limites prévues par le RGPD, toute personne concernée peut disposer des droits suivants :
- Le droit d’accès prévu par l’article 15 du RGPD, permettant de savoir si des données la concernant sont traitées et d’en obtenir communication.
- Le droit de rectification prévu par l’article 16 du RGPD, permettant de faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement prévu par l’article 17 du RGPD, lorsque les conditions légales de son exercice sont réunies.
- Le droit à la limitation du traitement prévu par l’article 18 du RGPD.
- Le droit à la portabilité prévu par l’article 20 du RGPD pour les traitements auxquels ce droit est applicable.
- Le droit d’opposition prévu par l’article 21 du RGPD lorsque le traitement repose sur une base juridique permettant l’exercice de ce droit.
- Le droit de retirer son consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur le consentement, conformément à l’article 7 du RGPD, sans que ce retrait ne remette en cause la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Ces droits ne sont pas absolus. Leur exercice peut être limité lorsque la conservation ou le traitement des données demeure nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la protection des droits d’un tiers ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
16. Modalités d’exercice des droits
Toute demande relative à l’exercice des droits peut être adressée à :
La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne concernée et de déterminer précisément le droit qu’elle souhaite exercer.
ARTELEC peut demander des informations complémentaires lorsqu’il existe un doute raisonnable concernant l’identité du demandeur. Une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement et ne peut être demandée que lorsqu’elle est nécessaire et proportionnée à la vérification de l’identité.
Conformément à l’article 12, paragraphe 3, du RGPD, ARTELEC répond aux demandes dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de leur réception.
Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Dans ce cas, la personne concernée est informée de cette prolongation et de ses motifs dans le délai initial d’un mois.
17. Limites au droit à l’effacement
Une demande de suppression de données personnelles ne peut pas avoir pour effet d’imposer à ARTELEC la destruction d’informations dont la conservation reste nécessaire ou obligatoire.
Sont notamment susceptibles d’être conservés malgré une demande d’effacement :
- Les factures et pièces justificatives devant être conservées conformément aux obligations comptables et fiscales.
- Les devis acceptés et documents contractuels nécessaires à la preuve d’une relation ou d’un engagement.
- Les documents nécessaires au suivi d’une garantie ou d’une responsabilité.
- Les éléments nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
- Les données dont la conservation est imposée par une disposition légale ou réglementaire.
Les documents comptables et pièces justificatives sont notamment conservés pendant dix ans en application de l’article L.123-22 du Code de commerce.
18. Réclamation auprès de la CNIL
Si une personne estime, après avoir contacté ARTELEC, que ses droits relatifs à la protection de ses données personnelles ne sont pas respectés, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente conformément à l’article 77 du RGPD.
En France, l’autorité de contrôle compétente est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
19. Décision automatisée et profilage
ARTELEC ne prend pas, dans le cadre des traitements décrits par la présente politique, de décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’article 22 du RGPD.
20. Modification de la politique de confidentialité
ARTELEC peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’une évolution législative ou réglementaire, d’une recommandation de l’autorité de contrôle, d’une évolution de ses traitements ou d’une modification substantielle de ses services.
En cas de modification substantielle affectant les conditions dans lesquelles les données personnelles sont traitées, une information appropriée est mise à disposition des personnes concernées conformément aux exigences de transparence du RGPD.
21. Principales références juridiques
- Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 – Règlement général sur la protection des données.
- Article 5 du RGPD – Principes relatifs au traitement des données personnelles.
- Article 6 du RGPD – Licéité et bases juridiques du traitement.
- Articles 12 à 14 du RGPD – Transparence et information des personnes concernées.
- Articles 15 à 21 du RGPD – Droits des personnes concernées.
- Article 22 du RGPD – Décisions individuelles automatisées et profilage.
- Article 28 du RGPD – Encadrement des sous-traitants.
- Article 32 du RGPD – Sécurité du traitement.
- Articles 33 et 34 du RGPD – Violations de données personnelles.
- Articles 44 à 49 du RGPD – Transferts de données vers des pays tiers.
- Article 77 du RGPD – Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
- Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.
- Article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 – Cookies et autres traceurs.
- Article 121 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 – Sécurité des données.
- Article L.123-22 du Code de commerce – Conservation pendant dix ans des documents comptables et pièces justificatives.
- Article 2224 du Code civil – Prescription de droit commun applicable aux actions personnelles ou mobilières.
- Article L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques – Prospection directe par voie électronique.